書類が紙ベースの園とICT導入園、業務効率は？

紙ベースの園で「業務効率が悪い」と感じる構造的要因

多くの保育士が「仕事が終わらない」「持ち帰り仕事が多い」と感じる原因の一つに、紙媒体に頼った非効率な書類作成・管理があります。これは、保育士の残業や精神的な疲弊に直結する大きな問題です。

【非効率な作業の例】：手書きでの連絡帳記入、印刷・ファイリング・押印が必要な各種書類、手作業での登降園時間の集計、出欠簿や連絡網の更新など、重複した入力や手作業が多く発生します。

特に、連絡帳や指導計画は、一人ひとりの子どもの状況に合わせて作成する必要があるため、手書きや紙ベースでの作成は膨大な時間を消費します。この「子どもの人数分の作業」が、業務効率を大きく低下させる要因です。

紙ベースの管理は、情報共有の遅れやヒューマンエラーのリスクも生みます。例えば、アレルギー対応や投薬記録などの重要な情報が、特定の書類に埋もれてしまい、必要な時にすぐに確認できないといった問題が発生しやすくなります。

ICT導入がもたらす「時間の節約」と「質の向上」

保育士向けICTシステムは、主に「記録・計画」「情報共有」「保護者対応」の分野で、劇的に業務効率を改善します。紙ベースの作業をデジタル化することで、これまで非効率だった作業が一瞬で完了するようになります。

【劇的に変わる業務効率】

連絡帳：定型文の活用や音声入力により、記入時間が大幅短縮されます。保護者とのやり取りもスムーズになります。

指導計画・日誌：過去のデータが流用でき、子どもの成長記録と連動するため、作成時間が短縮され、質の高い振り返りが可能になります。

登降園管理：保護者がタブレットなどで打刻するため、保育士による手作業での集計や計算が不要になります。

ICT化によって生まれた時間は、「子どもと向き合う時間」「環境設定を工夫する時間」「自身の休憩時間」といった、保育の本質や保育士自身のウェルビーイングに直結する活動に充てることができます。

導入当初は新しいシステムに慣れる手間がかかるかもしれませんが、一度慣れてしまえば、ICTは残業を減らし、プライベートな時間を取り戻すための強力なツールとなります。

転職時に見極める！ICT導入園の「実態」と「活用度」

求人票に「ICT導入済み」と記載されていても、その活用度には園によって大きな差があります。単にタブレットが置いてあるだけで、実際は紙ベースの作業が多い園もあるため、転職時には実態を確認することが重要です。

【チェックポイント】

「何にICTを使っているか」：連絡帳、指導案、登降園管理のうち、どれをデジタル化しているかを確認しましょう。全てをデジタル化している園ほど、効率化が進んでいると言えます。

「職員の習熟度」：「ITに苦手意識がある職員へのサポート体制」があるかを確認しましょう。職員全体が使いこなせていないと、結局一部の職員に負担が集中してしまいます。

「持ち帰り仕事の有無」：ICTを導入していても、持ち帰り仕事が減っていない場合は、単に業務量が多いか、システムの使い方が非効率な可能性があります。

導入園を選ぶ際は、見学時に実際にICT機器が活用されている様子を見せてもらう、あるいは面接で「残業時間の変化」について具体的に質問してみると、その園の真の業務効率化への姿勢が見えてきます。

業務効率化は「子どもとの時間」を増やすため

ICT導入は、単なる流行や技術革新ではなく、保育士の労働環境を改善し、保育の質を高めるための、非常に現実的で効果的な手段です。

「私はPCやスマホ操作が苦手だから…」と不安に思う必要はありません。ほとんどのシステムは保育士が直感的に使えるよう設計されており、園のサポート体制が整っていれば、すぐに慣れることができます。

業務効率化によって、余裕のある時間が生まれることは、あなたの笑顔や心のゆとりにつながり、それが結果として子どもたちへの温かい関わりに反映されます。

もし、今の職場の非効率さに疲れているなら、ICTを積極的に活用している園への転職は、あなたの保育士人生をより豊かにする、前向きな選択肢となるでしょう。